Hoppa till huvudinnehåll
Menu

Den här sidan använder cookies. Om du fortsätter använda sidan så accepterar du användandet av cookies. Läs mer om cookies

Jag förstår

Modernt styrgruppsarbete i webbprojekt

På Wunderkraut har vi utvecklat en metod för modernt styrgruppsarbete för att hantera förväntningar och risker i våra webbprojekt. Här sammanfattar jag de viktigaste punkterna för ett modernt styrgruppsmöte enligt oss.

Ett lyckat projekt levererar enligt förväntningarna

Att ett lyckat projekt är ett projekt som levererar enligt förväntningarna låter enkelt och självklart. Men hur lyckas man med ett projekt där förväntningarna inte är tydliggjorda? Eller när förväntningarna inte justeras mot verkligheten i takt med att ett projekt fortlöper?

På Wunderkraut har vi skapat en modell för styrgruppsarbete där vi löpande hanterar förväntningar och risker i våra projekt. Det finns givetvis många likheter med traditionellt styrgruppsarbete, men också ett par avgörande skillnader.

Riskanalys mall

En riskanalys är ett viktigt verktyg för styrgruppen och det behöver inte vara så komplicerat. Det viktiga är att deltagarna i styrgruppen känner att man vågar prata om risker på ett öppet sätt och att man sedan verkligen kan och vill agera på riskerna. Mallen nedan är ett exempel på hur vi gör våra riskanalyser i våra styrgruppsmöten.

Exempel på hur en riskanlys kan se ut i ett styrgruppsarbete

En modern styrgrupp är en aktiv del av teamet

Det traditionella sättet att planera ett projekt är att projektägaren tillsammans med projektledaren slår fast en projektplan, vilket team som ska genomföra projektet, budget, målsättningar m.m.. Man utser en styrgrupp som projektledaren får svara inför och redovisa hur projektet fortlöper. Ofta träffas styrgruppen sporadiskt tills problem uppstår. Då träffas man under en period oftare tills problemen eventuellt löses varpå man går tillbaka till att träffas sporadiskt igen.

Styrgruppen blir ett exekutivt forum som lyssnar och ställer frågor för att undersöka hur projektet går. Det centrala är att det finns en plan som ska följas och deltagarna ser sig sällan som en aktiv del av projektet, utan blir snarare som en tillbakalutad kontrollfunktion.

På Wunderkraut har vi utvecklat metoder för att engagera styrgruppen och få dem att se sig som en aktiv del av projektteamet. Vi hjälper dem att inse att de fyller en viktig funktion för att projektet ska bli lyckat och inte bara agera när något avviker från planen. Tvärtom ska de enligt oss aktivt bidra och påverka planen löpande.

För att lyckas med detta håller vi en inledande workshop där vi först övergripande går igenom vilka uppgifter styrgruppen har:

  • Att förankra projektet hos olika intressenter
  • Löpande stämma av förväntningar
  • Hantera kommunikationsproblem
  • Löpande fatta de beslut som krävs för att projektet skall fortskrida effektivt

Alla i styrgruppen får därefter berätta om vilka värden de ser att projektet ska skapa så att de stämmer överens med projektplanen. Ofta ser man olika värden och det är viktigt att skapa en prioritet för dessa.

Vi håller sedan i en övning för att alla styrgruppsmedlemmar ska få möjlighet att göra tydligt för teamet och varandra vilka prioriteringar som är viktiga för just dem, t ex vad som är viktigast av funktion och innehåll, budget eller tid för leverans. Övningen går ut på att alla ska få en gemensam bild så att produktägaren och teamet vet vilka förutsättningar de har.

Avslutningsvis har vi utvecklat ett par övningar som tydliggör deltagarnas förväntningar på varandra och projektet. Man brukar säga att outtalade förväntningar är orsaken till alla brustna hjärtan. Detsamma gäller projekt. Det handlar om förväntningar på vad alla ska bidra med, vad som ska levereras och inom vilka ramar.

Allt dokumenteras och läggs in i den presentationsmall som sedan används för kommande styrgruppsmöten.

Följande roller är viktiga i styrgruppen

Produktägaren - produktägaren är den person som har övergripande koll på produkten som projektet ska utveckla. Ovana produktägare utbildar vi (eller en tredje part) i agil projektutveckling

Stakeholders i beställarens organisation - kan vara budgetansvariga, användare av produkten eller vara de som har direkt  kontakt med kunderna.

Leverantören - vi har alltid med vår projektledare och kundansvariga på de regelbundna styrgruppsmötena, men det kan också vara fler deltagare från teamet vid vissa tillfällen.

Representanter för andra partners och leverantörer - om andra leverantörer eller partners är involverade i projektet engagerar vi ofta även de i styrgruppen.

Hur våra styrgruppsmöten går till

Inför varje styrgruppsmöte skickar vår projektledare ut en agenda baserat på vår standardiserade presentationsmall ut i god tid till alla deltagare, så de kan komplettera med egna punkter. 

Styrgruppsmötet inleds därefter med en kort genomgång av de överenskomna affärsmålen för projektet så deltagarna har dem färskt i minnet. Projektledaren får sedan redogöra för aktuell status, vad som gjorts sedan förra styrgruppsmötet och vilka beslut som styrgruppen måste fatta. Det görs även tydligt vilka uppgifter som projektledaren behöver ha hjälp med av styrgruppen.

Kontakta mig om du har några frågor eller funderingar du vill bolla.

Vi hjälper dig nå resultat. Kontakta oss Ring direkt på 08-20 90 04.

I'm Alive - Mobil teknik på liv och död

Wunderkraut hjälper till med visualisering och interaktivitet i ett projekt om båtflyktingarnas farliga färd över Medelhavet.
MDN

Kraftsamling behövs för digitaliseringen av offentlig sektor

Vi har varit på Offentliga Rummet 2016 i Malmö och tagit tempen på hur det går med digitaliseringen i den offentliga sektorn.
MDN

Studieförbundet Bilda väljer Drupal 8

Wunderkraut har fått i uppdrag att hjälpa Bilda med övergripande koncept, design och kontinuerlig utveckling av deras nya we…
MDN

Ett webbprojekt är lyckat när användarna är nöjda

Vi har intervjuat webbansvariga som nyligen lanserat en större webbplats och frågat om allt från förarbetet, förstudien och upphandlingen till genomförandet och utvärdering av projekten. Här följer en viktig lärdom vi gjort.