Ett lyckat projekt levererar enligt förväntningarna
Att ett lyckat projekt är ett projekt som levererar enligt förväntningarna låter enkelt och självklart. Men hur lyckas man med ett projekt där förväntningarna inte är tydliggjorda? Eller när förväntningarna inte justeras mot verkligheten i takt med att ett projekt fortlöper?
På Digitalist har vi skapat en modell för styrgruppsarbete där vi löpande hanterar förväntningar och risker i våra projekt. Det finns givetvis många likheter med traditionellt styrgruppsarbete, men också ett par avgörande skillnader.
Mall för riskanalys
En riskanalys är ett viktigt verktyg för styrgruppen och det behöver inte vara så komplicerat. Det viktiga är att deltagarna i styrgruppen känner att man vågar prata om risker på ett öppet sätt och att man sedan verkligen kan och vill agera på riskerna. Mallen nedan är ett exempel på hur vi gör våra riskanalyser i våra styrgruppsmöten.
En modern styrgrupp r en aktiv del av teamet
Det traditionella sättet att planera ett projekt är att projektägaren tillsammans med projektledaren slår fast en projektplan, vilket team som ska genomföra projektet, budget, målsättningar m.m.. Man utser en styrgrupp som projektledaren får svara inför och redovisa hur projektet fortlöper. Ofta träffas styrgruppen sporadiskt tills problem uppstår. Då träffas man under en period oftare tills problemen eventuellt löses varpå man går tillbaka till att träffas sporadiskt igen.
Styrgruppen blir ett exekutivt forum som lyssnar och ställer frågor för att undersöka hur projektet går. Det centrala är att det finns en plan som ska följas och deltagarna ser sig sällan som en aktiv del av projektet, utan blir snarare som en tillbakalutad kontrollfunktion.
På Wunderkraut har vi utvecklat metoder för att engagera styrgruppen och få dem att se sig som en aktiv del av projektteamet. Vi hjälper dem att inse att de fyller en viktig funktion för att projektet ska bli lyckat och inte bara agera när något avviker från planen. Tvärtom ska de enligt oss aktivt bidra och påverka planen löpande.
För att lyckas med detta håller vi en inledande workshop där vi först övergripande går igenom vilka uppgifter styrgruppen har:
- Att förankra projektet hos olika intressenter
- Löpande stämma av förväntningar
- Hantera kommunikationsproblem
- Löpande fatta de beslut som krävs för att projektet skall fortskrida effektivt
Alla i styrgruppen får därefter berätta om vilka värden de ser att projektet ska skapa så att de stämmer överens med projektplanen. Ofta ser man olika värden och det är viktigt att skapa en prioritet för dessa.
Vi håller sedan i en övning för att alla styrgruppsmedlemmar ska få möjlighet att göra tydligt för teamet och varandra vilka prioriteringar som är viktiga för just dem, t ex vad som är viktigast av funktion och innehåll, budget eller tid för leverans. Övningen går ut på att alla ska få en gemensam bild så att produktägaren och teamet vet vilka förutsättningar de har.
Avslutningsvis har vi utvecklat ett par övningar som tydliggör deltagarnas förväntningar på varandra och projektet. Man brukar säga att outtalade förväntningar är orsaken till alla brustna hjärtan. Detsamma gäller projekt. Det handlar om förväntningar på vad alla ska bidra med, vad som ska levereras och inom vilka ramar.
Allt dokumenteras och läggs in i den presentationsmall som sedan används för kommande styrgruppsmöten.
Roller i styrgruppen
Produktägaren – produktägaren är den person som har övergripande koll på produkten som projektet ska utveckla. Ovana produktägare utbildar vi (eller en tredje part) i agil projektutveckling.
Stakeholders i beställarens organisation – kan vara budgetansvariga, användare av produkten eller vara de som har direkt kontakt med kunderna.
Leverantören – vi har alltid med vår projektledare och kundansvariga på de regelbundna styrgruppsmötena, men det kan också vara fler deltagare från teamet vid vissa tillfällen.
Representanter för andra partners och leverantörer – om andra leverantörer eller partners är involverade i projektet engagerar vi ofta även de i styrgruppen.
Hur våra styrgruppsmöten går till
Inför varje styrgruppsmöte skickar vår projektledare ut en agenda baserat på vår standardiserade presentationsmall ut i god tid till alla deltagare, så de kan komplettera med egna punkter.
Styrgruppsmötet inleds därefter med en kort genomgång av de överenskomna affärsmålen för projektet så deltagarna har dem färskt i minnet. Projektledaren får sedan redogöra för aktuell status, vad som gjorts sedan förra styrgruppsmötet och vilka beslut som styrgruppen måste fatta. Det görs även tydligt vilka uppgifter som projektledaren behöver ha hjälp med av styrgruppen.
Kontakta oss om du har några frågor eller funderingar du vill bolla.
